Office Manager / Personal Assistant Part Time

Mission principale:

• Sous la responsabilité du directeur général :
  • Veiller au bon fonctionnement interne de la fondation
  • Assumer le suivi des associations et des dossiers de subventions
  • Collecter les informations nécessaires au suivi, tant au niveau des associations qu’au niveau des organismes externes
  • Assurer la gestion administrative

La fonction en détail:

• Relations avec les Associations et suivi des projets :
  • Réception des demandes, suivi des demandes de subventions, réunions, suivi des KPI, représentation de la fondation auprès de certains événements en remplacement du directeur général
• Stratégie de la fondation
  • Collecte d’information sur l’entrepreneuriat en Belgique et les filières de création d’entreprises
• Relations avec les donateurs et partenaires
  • Préparation de l’agenda (en accord avec le DG), convocations, préparation du catering, réservation des salles, etablir/préparer des documents…
  • Assistance du DG dans l’organisation d’événements internes et externes, éventuellement avec l’aide de partenaires extérieurs
• Networking, Fundraising et relations avec la presse
  • Assistance du DG dans l’organisation d’événements fundraising, communiqués de presse, blog, communication externe, site internet etc…
• Administration:
  • Gestion des documents administratifs, contrats, factures et classement de ceux-ci
  • Mise en place du classement et de la procédure interne pour la comptabilité et les paiements. Planning des paiements
  • Économat, agenda, réservation de salles.
  • Optimisation des procédures, documents, templates…
  • Relecture des documents (FR et NL)

• Formation: Un bachelier en Office Management ou en Communication, ou équivalent par experience
• Experience: plusiers années d'éxperience en tant que Personal Assistant, Office Manager ou (Project) Coordinator
• Languages: Bilingue néerlandais/français, avec une préférence pour le néerlandais
• IT: Excellente connaissance des outils informatiques. (Word, Excel, PowerPoint) et bonne connaissance des outils de communication sociaux (Twitter, LinkedIn, Blogs)
• Personality & Competences:
  • Précision & méticuleux
  • Intérêt pour le monde associatif
  • Respect pour l’idéal philanthropique
  • Rigueur, éthique et intégrité
  • Autonome
  • Bonnes aptitudes à la communication
  • Capacité d’anticipation
  • Loyauté
  • Franchise
  • Positivisme

Notre client est une fondation avec un idéal philanthropique, celui de contribuer durablement à la croissance d'un pays en stimulant l’esprit d’entreprise, le sens de la nouveauté et la vitalité de l'aspect économique.

• Un contrat à durée déterminée (3 ans) qui peut être prolongé
• Régime de travail à temps partiel: de préférence 3 jours / semaine au bureau
• Un environnement de travail agréable avec beaucoup d'autonomie et la possibilité de prendre des initiatives
• Bureau situé à proximité des transports en commun (train / métro)