PA / Office Manager

Vous garantissez un support complet au niveau administratif et organisationnel à la direction. Votre rôle est d’assurer de manière efficace et proactive la gestion journalière de toutes les tâches de secrétariat de direction.
Vos tâches principales consistent en:

• Gestion de l’agenda : prises de RDV, confirmations, suivis et modifications,…
• Planning et organisation de réunions, préparation de tous les documents et dossiers nécessaires, ... .
• Création de présentations en PowerPoint.
• Prise de notes pendant les réunions et élaboration des rapports de réunions.
• Suivi et préparation des processus opérationnels (évaluation, budget, ...).
• Organisation pour la maison-mère au niveau actionnaires et direction.
• Office Management: la gestion des équipes de réception et de maintenance, superviser les commandes de fourniture, entretenir des contacts avec le gestionnaire de l'immeuble,... .
• Gestion et filtrage des appels téléphoniques.
• Traitement et suivi des e-mails et du courrier de façon proactive.
• Réservation de voyages, hôtels, restaurants,… .
• Organisation d'événements, lunches, strategic days, voyages à l’étranger de la direction.
• Etc.

• Expérience: Vous avez minimum 5 ans d’expérience professionnelle en tant que Management Assistant ayant travaillé au niveau de la direction.
• Langues: Bilingue français/néerlandais avec une très bonne connaissance de l’anglais.
• IT: Excellente maîtrise de MS Office.
• Personnalité & compétences:
  • Vous êtes une assistante de direction expérimentée et vous aimez opérer «en coulisses».
  • Grâce à vos excellentes aptitudes administratives et organisationnelles, la direction peut vous faire confiance à 100% pour le bon déroulement de sa journée de travail.
  • Grâce à votre attitude proactive et fiable, vous offrez un support de qualité à votre manager.
  • Vous êtes une personne expérimentée, sociable et précise qui communique avec aisance et sait établir de bons contacts avec ses interlocuteurs internes et externes.
  • Vous êtes précise et très bien organisée.
  • Votre travail vous tient fort à cœur et vous réalisez l’importance de votre rôle de support au sein de la société.
  • Vous êtes à l’écoute des autres et véhiculez un grand sentiment de confiance.
  • La rigueur, la discrétion et le respect de la confidentialité font partie de vos atouts.
  • Vous êtes flexible tant au niveau des tâches qu’au niveau des horaires. Le stress ne vous déstabilise pas.
  • Vous adaptez facilement votre travail en fonction des imprévus.
  • Vous pensez au moindre détail et aimez prendre tout en charge pour faciliter la vie professionnelle de votre Manager.

Notre client est une chaîne de vêtements pour femmes actives qui aiment la mode, et compte plus de 100 magasins répartis en Belgique et au Luxembourg. L’environnement de travail situé à Bruxelles (à distance de marche de la gare centrale) est motivant et tendance

• Un contrat fixe à durée indéterminée.
• Une fonction polyvalente et passionnante au sein d’une entreprise familiale en pleine expansion.
• Un package salarial attractif.
• Une équipe jeune et dynamique