Management Assistant @ HR department

Locatie

Brussel

Publish date

16-01-2015

Opdrachtgever

Arcadius

Management Assistant @ HR department: Je functie

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een ervaren Management Assistant, die ondersteuning zal bieden aan de directeur, alsook algemen ondersteuning aan de HR afdeling. U bent verantwoordelijk voor de directeur's agendabeheer, aksook het opvolgen van e-mail en de briefwisseling. Je bereidt proactief de vergaderingen voor en staat in voor de notulen. Je zorgt voor een professioneel onthaal van bezoekers.
Daarnaast ondersteun je ook het Talent Management team in de organisatie van de opleidingen,inclusief de administratie en logistiek ervan.

Als "Management Assistant" ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

Beheren van de agenda en vergaderverzoeken zenden
Afspraken inplannen, voorbereiden en opvolgen
Beheren van de logistiek met betrekking tot evenementen (hotel, restaurant, vergaderzalen, ...)
Voorbereiden van evenementen zoals boardmeetings (materialen, presentaties, logistiek)
Beheren van de notulen (opmaken, vertalen, opvolgen van 'to-do-list')
Helpen bij de budget opvolging (onkosten, facturen, controle, .... )
Beheren van de directeur's e-mails en briefwissling

Als een "Training Assistant" ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:

Opvolgen van de inschrijving en uitnodigen van deelnemers
Communiceren en opvolgen van trainingsschema's
Opvolgen en zorg dragen voor de logistiek (reserveren vergarderzalen, maaltijden, handouts, deelnemerslijst en aanwezigheidsregistratie, badges, ...)
Input van informatie als basis voor rapportering (aanwezigheid, afwezigheid, evaluaties, resultaten, ...)
Beheer facturatie (controleren, valideren, input in het systeem ...)

Management Assistant @ HR department: Je profiel

Opleiding: Bachelor in Office Management or Languages
Ervaring: Een eerste ervaring is essentieel
Talen: Tweetalig Frans / Nederlands met kennis van het Engels
IT: Goede kennis van MS Office en interesse om nieuwe IT-tools te leren
Persoonlijkheid & Skills:

Je bent discreet en flexibel.
Uw zin voor organisatie is onberispelijk: je weet de juiste prioriteiten te stellen, je bewaart een globaal overzicht, maar toch met oog voor de details, je schakkelt snel over van de ene naar de andere taak
Je bent in staat om zelfstandig te werken, terwijl je steeds rekening houdt met het team
Enige werkdruk is voor jou geen probleem
Je houdt van een uitdaging en je neemt je verantwoordelijkheden op
Je bent ondernemend, zoekt naar oplossingen en je staat voor een integere aanpak die getuigt van respect.
Je kan je vinden in de waarden: `Honest', `Approachable' en `We work together'
Je staat voor een proactieve, klantgerichte en collegiale aanpak.

Onze opdrachtgever

Onze opdrachtgever is gespecialiseerd in levensverzekeringen en aanvullende pensioenen.
Ze zijn gebaseerd naast het station, dus zeer gemakkelijk te bereiken met het openbaar vervoer.

Onze opdrachtgever biedt

Dank zij een flexibel werkrooster kan je een goede balans vinden tussen werk en privé.
Ze bieden ook een groot aantal voordelen: naast een aantrekkelijk salaris, krijg je andere vormen van (in)directe voordelen.
Daarnaast bieden ze ook de mogelijkheid om bij te leren en verder te groeien.
Ideaal gelegen naast het station, dus zeer gemakkelijk te bereiken met het openbaar vervoer.