(Junior) Management Assistant

Je maakt deel uit van een jong team en samen met je collega’s verleen je volledige administratieve ondersteuning aan de advocaten:

• Je verzekert de administratieve ondersteuning voor meerdere dossiers: Je neemt het doorlezen; de lay-out, het uitprinten en het voorleggen ter ondertekening van allerhande documenten voor je rekening
• Administratieve follow-up van het dossier
• Opmaken en verzenden van brieven, emails, faxen, …
• Opmaken van PowerPoint presentaties
• Filing van de veelvuldige inkomende en uitgaande briefwisseling
• Bestand van contactpersonen goed bijhouden
• Opvolging en inbreng van time sheets
• Praktische voorbereiding van meetings
• Agenda beheer
• Je behandelt alle telefonische oproepen op een professionelen en efficiënte manier
• Je verwelkomt de bezoekers
• Je organiseert conference calls
• Je reserveert de vergaderzalen en zorgt voor de praktische voorbereidingen
• Je bestelt lunches en dranken voor de vergaderzalen
• Je staat je collega’s bij in allerlei administratieve taken zoals correspondentie, facturatie, copies nemen, klassement, enz.

• Opleiding: opleiding in Office Management of Rechtspraktijk; of een gelijkwaardige combinatie van onderwijs, opleiding en ervaring is vereist
• Ervaring: je hebt een eerste goede ervaring als assistente of je bent een jobstarter die van aanpakken weet
• Talen: Je hebt een zeer goede kennis zowel gesproken als geschreven van het Nederlands en het Frans, daarnaast heb je ook een goede kennis van het Engels
• IT: MS Word heeft geen geheimen meer voor jou, alsook heb je een goede kennis PowerPoint, Outlook en Excel
• Persoonlijkheid & Competenties:
  • Je geniet van het uitvoeren van administratieve taken.
  • Je hebt een allesziend oog voor detail en het accuraat en efficiënt werken is één van jouw kenmerken.
  • Naast een administratief talent, ben je tevens een goede communicator: je gaat vlot om met collega’s en klanten op alle verschillende niveaus en je weet hoe je met discrete en delicate informatie kunt omgaan.
  • Je werkt autonoom en bent een kei in het organiseren volgens prioriteiten;
  • Je hebt een dienstwillige instelling en maakt graag deel uit van een klein team (± 15 mensen in Brussel) .

• Een vast contract van onbepaalde duur
• Een uiterst professionele en hoogwaardige omgeving
• Een aantrekkelijk salarispakket
• Een goed evenwicht werk-privé: uurrooster van 38u/week (+/- 10u tot 18u).
• Een jong en dynamisch team